Privacyverklaring BKZ

Betaalbare Koopwoningen Zaanstad Holding BV, alsmede Betaalbare koopwoningen Zaanstad BV, alsmede Garantie Regeling Zaanstad BV, alsmede Duurzaam Funderingsherstel Zaanstad BV, alsmede Starterswoningen Zaanstad BV, tezamen hierna te noemen “BKZ”

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is geldig vanaf 25 mei 2018.

BKZ is een in de gemeente werkende verbonden partij van de gemeente Zaanstad en werkt primair voor mensen behorend tot een van de door de gemeente Zaanstad aangewezen doelgroepen. BKZ verkoopt en beheert woningen. BKZ is en voelt zich verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die, in vertrouwen en met een veilig gevoel, aan ons verstrekt zijn. Dit komt ook tot uitdrukking in onze privacy missie.

De privacy missie van BKZ is:

Iedereen heeft recht op een zorgvuldige omgang met zijn persoonsgegevens. BKZ ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze klanten, medewerkers en relaties. BKZ is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

Het wettelijk kader

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft BKZ te maken met het volgende wettelijk kader en regels:
o Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet. Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden.
o Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wbp vervangt vanaf mei 2018.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

BKZ verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van bewoners, medewerkers, woningzoekenden, leveranciers en kopers. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de periodieke inkomenstoetsen, het opstellen van contracten of in onze rol als werkgever. We verzamelen:
o Volledige naam;
o Geslacht;
o Adres;
o Telefoonnummers;
o E-mailadres;
o Geboortedatum;
o Uw inkomensgegevens zoals loonstrook en jaaropgave;
o Uw betalingsgegevens zoals bankrekening;
o Een kopie van uw identiteitsbewijs; als u wilt mag u uw pasfoto wegstrepen op deze kopie;
o Gegevens die nodig zijn om u voor een BKZ woning te kunnen toetsen. Voorbeelden daarvan zijn: gegevens over uw huishouden; uit hoeveel en welke mensen dat bestaat; uw aangifte en aanslag inkomstenbelasting;
o Gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en BKZ . Voorbeelden daarvan zijn: gegevens over uw betalingsgedrag en uw gedrag als bewoner;
o Van (nieuwe) medewerkers: uw CV;
o Van (nieuwe) medewerkers: uw motivatiebrief;
o Van (nieuwe) medewerkers: uw opleiding;
o Van (nieuwe) medewerkers: uw BSN-nummer;
o Van (nieuwe) medewerkers: uw integriteitsverklaring
o Van (nieuwe) medewerkers: uw Verklaring Omtrent Gedrag
o Van medewerkers gegevens over functioneren en beoordelen.

Het verwerken van uw persoonsgegevens door BKZ is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden. In ons privacy beleid is vastgelegd hoe BKZ met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

BKZ heeft een functionaris gegevensbescherming. Deze is te bereiken via het e-mailadres

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?

BKZ heeft persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken (overeenkomsten) te kunnen nakomen. We gebruiken deze gegevens voor:
o Uitvoeren van de periodieke inkomenstoets bij bewoners;
o Uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe (door)verkopen;
o Afsluiten van een koopovereenkomst;
o Innen van de canon en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van erfpachtopzeggingen;
o Aanpak van woonfraude;
o Meldingen aan hypotheekverstrekkers bij bijvoorbeeld ingebrekestelling;
o Verkopen van woningen en parkeerplekken;
o Afhandelen van geschillen en klachten;
o Communicatie met onze bewoners over al deze bovenstaande punten;
o Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
o Intern beheer van de organisatie;
o Uitvoeren van betalingen aan crediteuren;
o Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
o Voeren van salarisadministratie;
o Voeren van medewerkers administratie;
o Nakomen van wettelijke verplichtingen;
o Verwerken van sollicitaties;
o Verwerken van een klacht over een bedrijf of een reactie op een klacht te verwerken;
o Benaderen van klager over de klacht omdat we daar onderzoek naar willen doen of er (geanonimiseerd) over willen publiceren.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

BKZ koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het adres) om communicatie mogelijk te maken. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van bewoners, medewerkers en andere relaties.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens

Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Gegevens delen met andere organisaties

BKZ gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken, zoals bijvoorbeeld de accountant, taxateurs en ICT leverancier. Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld de hypotheekverstrekker of anderen). In die gevallen is dit vastgelegd in de akte van de woning of heeft de bewoner ons gemachtigd deze persoonsgegevens te delen.

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

BKZ heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Welke rechten heeft u?

Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via email of schriftelijk worden ingediend bij BKZ . Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. De navolgende gegevens worden niet door BKZ overlegd:
o Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
o Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een bewoner die is ingediend door de buurman of anderen;
o Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Het recht van correctie

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;

Het recht van verwijdering

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst.

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij BKZ. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. BKZ is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door BKZ wettelijk verplicht is.

Het recht van dataportabiliteit

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Het recht van bezwaar

Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.
Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens Wilt u de persoonsgegevens die BKZ van u heeft inzien of wijzigen? Neemt u dan contact op met ons via e-mail:

U kunt uw schriftelijk verzoek ook per post sturen aan:
BKZ
Tav medewerker AvG Ebbehout 31
1507 EA Zaandam

Een daartoe speciaal benoemd persoon zal vervolgens de afhandeling verzorgen.

Persoonsgegevens en digitale media

Bij het regelen van aankopen en vragen via de telefoon of email of website zoals bijvoorbeeld melding van een doorverkoop, aanleveren inkomensgegevens en het stellen van vragen geven bewoners en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via verwerken we volgens ons Privacybeleid.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring
o Deze privacyverklaring geldt voor mensen die een BKZ woning in eigendom hebben of in dienst zijn van BKZ of op een andere manier klant of medewerker zijn van BKZ.
o De website van BKZ verwijst met een ‘link’ naar sommige andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

BKZ kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.

Nieuwsbrief

Onze nieuwsbrief versturen wij maximaal eens per kwartaal naar geïnteresseerde die zich hiervoor aangemeld hebben. Hierin leest u over onze projecten, producten en/of diensten. Hiervoor gebruiken we het e-mailadres waarmee u zich heeft aangemeld. De nieuwsbrief per e-mail bevat een ‘link’ waarmee u zich te allen tijden kunt afmelden.